Case
Tydlighet och effektivisering med ny projektmetodik för Göteborgs Stad
Tydligare beslutsfattande, smartare koordination mellan projekten och effektivisering genom gemensamma arbetssätt mellan avdelningarna. Vinsterna har blivit många efter att Semcon hjälpt Stadsfastighetsförvaltningen (f.d Lokalförvaltningen) i Göteborgs Stad att implementera projektmetodiken XLPM.
KundGBG Stad
BranschOffentlig sektor
KompetenserProjektmetodikProjektledning
Bakgrund
Semcons Project Excellence-team har sedan 2015 jobbat med att förbättra projektverksamheten i Göteborgs Stads byggande förvaltningar, såsom Fastighetskontoret, Trafikkontoret, m.fl. Under 2022 var det Stadsfastighetsförvaltningens tur att införa Semcons egen projektmetodik XLPM. Stadsfastighetsförvaltningen jobbar till exempel med nybyggnationer och förvaltning av förskolor, skolor och äldreboenden och har drygt 600 anställda och kan ha så många som 800 stora projekt igång samtidigt.
Portföljstyrning för ökad effektivitet
Portföljstyrning innebär att en verksamhets alla projekt koordineras av ett antal portföljledare. Tack vare det nya arbetssättet kan Stadsfastighetsförvaltningen gå snabbare framåt med flera projekt samtidigt och dessutom göra smartare upphandlingar eftersom man nu har en annan helhetssyn kring behoven.
Ett annat problem, som inte är ovanligt i större och politiskt styrda organisationer, var en otydlighet kring vem som bestämmer vad. Med hjälp av XLPM blir det tydligare när i processen beslut tas och av vilken funktion. Det leder bland annat till en bättre arbetsmiljö med mindre frustration.
– Göteborgs Stad står inför en period av fler nya satsningar i projektform än på länge. Detta betyder mer arbete över organisationsgränserna både inom staden men också med parter utanför vår organisation. Det är viktigare än någonsin att få förutsättningar att samarbeta bra och enhetligt med projekt, både internt och externt. Semcon har stöttat många av våra stadsbyggande förvaltningar i arbetet och har med stor erfarenhet från projektverksamheten och förståelse för stadens behov tagit sig an uppgiften, säger Maria Hagberg, avdelningschef för utveckling och styrning på Stadsfastighetsförvaltningen.
Utgångsläge på Lokalförvaltningen
Otydliga beslutsstrukturer för projekt
Bra på att driva enskilda projekt (saknade dock överblick)
Avsaknad av gemensamma arbetssätt för projekt mellan avdelningarna
Semcons leverans
Tydlighet kring vem som bestämmer vad
Infört styrgrupper
Infört portföljstyrning
Förtydligad avvikelsehantering
Gemensamt arbetssätt med övriga byggande förvaltningar
Rustade för ny organisation
Vid årsskiftet 2022/2023 genomförde Göteborgs Stad en större omorganisation och tack vare implementeringen av ett nytt sätt att jobba med projekt står Stadsfastighetsförvaltningen bättre rustade för samgående med andra delar av organisationen.
